Structurer une réunion

Cette page est un guide rapide sur l'organisation d'une réunion et de son animation.

Ci-dessous est le retour d'éxpériance exprimé dans cette vidéo du collectif XR.

• Commencer à l’heure avec au maxium un quart d’heure de retard pour que les gens y prennent l'habitude.
• Finir à l’heure car nous avons tous des occupations diverses en dehors de ces rassemblements.
• Avoir un ordre du jour et le traiter avec un temps prédéfinis
• La pièce doit être agréable et calme, (biscuits, eau)
• Les chaises disposées en cercle pour bien s’entendre

• Énoncer le but de la réunion
• Respect des valeurs du collectif
• Mettre en avant la courtoisie
• Les conflits se poursuit après la réunion
• Chacun doit pouvoir s'exprimer, car la parole de chaque personne a une importance égale. Tout le monde peut parler en levant la main, en n'interromprant pas celui qui parle et en ne monopolisant pas la parole. Ces règles permettent que chacun soit respecté.
• Les personnes qui parlent un peu trop, leur demander d’abréger leur propos pour que tout le monde puisse dire ce qui lui semble important.

Il est nécessaire de reprendre la parole d’une personne trop bavarde sans agressivité en :

• Citant le prénom de la personne
• La remercier de sa contribution
• Résumer ses parôles pour qu’elle ait le sentiment que son message est passé

L’animateur doit inciter tout le monde à parler. Dans beaucoup de réunions 20 % des gens parlent dans les 80 % du temps. C'est a éviter car beaucoup de bonnes idées ne pourront pas s'exprimer. Les personnes timides ou en désaccord finissent par décrocher.

Ainsi :

• Ne pas demander à ces personnes s’ils ont quelque chose à dire
• Leur demander ce qu’ils pensent de telle ou telle chose, car ils ont toujours un avis ou une émotion à exprimer

La prise de décision doit être la meilleure possible dans le temps imparti.

L’animateur doit ramèner la discussion à la décision qui doit être prise. Le reste est très important mais peut en être reparler ensuite en suivant ces outils de décision :

• Résumer les points d’accords
• Les noter sur un rsupport consultable à postériori
• Ne pas y revenir dessus.

La difficulté d’aboutir à une décision collective est rarement liée un problème d’égo, mais plus à une incapacité à guider un groupe de façon efficace. La plupart des gens ressentent l’utilité et apprécient d’être guidées.

S'il y a des désacords, c’est le devoir de l’animateur de trouver une sortie constructive et un accord acceptable pour tout le monde. 9 fois sur 10 les désaccords ne sont pas vraiment fondamentaux.

Il y aura besoin de temporiser si ça tourne en round en suggérant de creuser la questions en dehors de la réunion et de proposer d'en reparler la semaine suivante. Ça permet de casser la dynamique d’opposition.

• Si la discussion porte sur un point plutôt mineur, suggérer de le régler entre eux plus tard (au café?).
• Si c’est un point important, proposer un sous groupe de discussion avant la prochaine réunion.

– Document rédigé grâce au partage de Verduron :)