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Procès-verbal d'Assemblée Générale

Ressources:

Le Procès Verbal (P.V.)
  • Doit être conservé 3 ans
  • Constitue une preuve en cas de litige
  • Un moyen d'orienter ses actions.
  • Est obligatoire si l'association a des acréditation tel qu'une reconnaissance d'utilité publique, soumises à l'impôt sur les société ou bénéfiant d'un emprunt.
  • Prend en compte les votes des membres
Rappellons qu'il en existe deux types Assemblées Générale
  • Assemblé Générale Ordinaire (AGO) est réalisé pour la prise de décision au fonctionnement propre de l'organisation.
  • Assemblé Générale Extraordinaire (AGE) est réalisé pour la prise de décision de sujet graves tel que la dissolution de l'association, d'élection d'un nouveau président ou de changement de bureau d'administration, etc.
Un P.V. est rédigé suite à une A.G. et doit inclure
  • Le vote du Bilan moral et financier de l'année
  • Indiquer le renouvellement des pouvoirs des responsables
  • Le vote concernant les nouveaux projets de l'association
  • Le vote du budget
  • Identification de l'association grâce à sa dénomination, son sigle si défini dans les status et son siège
  • L'organe qui doit délibérer (le bureau de l'asso, le conseil d'administration ou autre) et notamment indiquer qui a écrit le PV
  • Le lieu, la date et l'heure d'ouverture de l'AG
  • L'ordre du jour des sujets débattus pendant la réunion
  • Le nom (ou nombres) et la qualité des membres présents qui peuvent être annexé au PV
  • Le nom (ou nombres) des personnes absentes
  • Le nom du président de l'association et du secrétaire de l'AG (ou bien du conseil d'administration)
  • Si besoin, le résumé des points abordés, les potisions des associés et des incidents survenus
  • Les résolutions soumises au vote
  • Les résultat des votes
  • Le lieu, la date et l'heure de fermeture de l'AG
  • Le nom et la qualité (admin, CA, …) des personnes signataires du PV (au minimum 2) avec leur profession pour faciliter la déclaration à l'assurance
  • Ajouter des annexes s'il y en as
Notons qu'il y a besoin expressement de respecter ces formes
  • Rédaction rigoureuse, compréhensible, précise et claire
  • Pagination pour justifier qu'il ne manque pas de page
  • La mention des personnes qui doivent être présentes
  • Les signatures des personnes doit être lisible et peuve être importé depuis un appareil photo.

Une fois cela fait, les documents peuvent être envoyé à la préfecture dans un délais de 3 mois si c'est une association à reconnu d'utilité publique, ou ayant fait une demande de prêt,ou tout autre raison majeure devant mettre au courant de ces changements à des tiers.

Un PV mal rédigé donne généralement lieu à l'annulation des décisions prises! Il faut bien vérifier les réponses de la préfecture
Il exite deux types de votes: Quorum = prendre l'ensemble des 2/3 ou 3/4 des votants Quitus = prendre chacun des votes pour les additionner pour donner accord des clauses

Déclaration Préfecture

Se rendre sur le site suivant :

https://www.service-public.fr > associations > formalités administratives > évolutions > changements dans l'administration > changement de dirigeants > en ligne

Si besoin de les contacter : https://www.bouches-du-rhone.gouv.fr/Demarches-administratives/Autres-demarches/Associations-et-Fondations2

Adresse phydique: 

Pôle: Mission départementale vie associative
Sous-préfecture d'Istres
Avenue des Bolles
CS 60004
13808 Istres Cedex

Déclaration INSEE

Cette étape est nécessaire pour que les sociétés, associations, etc puisse vérifier que nos informations sont officielle.

Envoyer un mail à l'adresse indiqué sur cette page : https://www.insee.fr/fr/information/2015443#titre-bloc-8 : 

Bonjour,

Je souhaiterais faire part d'un changement de situation vis-à-vis de
l'adresse renseigné dans l'avis de situation pour l'association <nom de l'association>.
En effet, notre nouvelle adresse est :

<nouvelle adresse>

Veuillez trouver en pièce jointe le récépissé de la préfecture attestant ce changement.
   
En vous remerciant par avance,    
Cordialement,