Procès-verbal d'Assemblée Générale
Le Procès Verbal (P.V.)
Doit être conservé 3 ans
Constitue une preuve en cas de litige
Un moyen d'orienter ses actions.
Est obligatoire si l'association a des acréditation tel qu'une reconnaissance d'utilité publique, soumises à l'impôt sur les société ou bénéfiant d'un emprunt.
Prend en compte les votes des membres
Rappellons qu'il en existe deux types Assemblées Générale
Assemblé Générale Ordinaire (AGO) est réalisé pour la prise de décision au fonctionnement propre de l'organisation.
Assemblé Générale Extraordinaire (AGE) est réalisé pour la prise de décision de sujet graves tel que la dissolution de l'association, d'élection d'un nouveau président ou de changement de bureau d'administration, etc.
Un P.V. est rédigé suite à une A.G. et doit inclure
Le vote du Bilan moral et financier de l'année
Indiquer le renouvellement des pouvoirs des responsables
Le vote concernant les nouveaux projets de l'association
Le vote du budget
Identification de l'association grâce à sa dénomination, son sigle si défini dans les status et son siège
L'organe qui doit délibérer (le bureau de l'asso, le conseil d'administration ou autre) et notamment indiquer qui a écrit le PV
Le lieu, la date et l'heure d'ouverture de l'AG
L'ordre du jour des sujets débattus pendant la réunion
Le nom (ou nombres) et la qualité des membres présents qui peuvent être annexé au PV
Le nom (ou nombres) des personnes absentes
Le nom du président de l'association et du secrétaire de l'AG (ou bien du conseil d'administration)
Si besoin, le résumé des points abordés, les potisions des associés et des incidents survenus
Les résolutions soumises au vote
Les résultat des votes
Le lieu, la date et l'heure de fermeture de l'AG
Le nom et la qualité (admin, CA, …) des personnes signataires du PV (au minimum 2) avec leur profession pour faciliter la déclaration à l'assurance
Ajouter des annexes s'il y en as
Rédaction rigoureuse, compréhensible, précise et claire
Pagination pour justifier qu'il ne manque pas de page
La mention des personnes qui doivent être présentes
Les signatures des personnes doit être lisible et peuve être importé depuis un appareil photo.
Une fois cela fait, les documents peuvent être envoyé à la préfecture dans un délais de 3 mois si c'est une association à reconnu d'utilité publique, ou ayant fait une demande de prêt,ou tout autre raison majeure devant mettre au courant de ces changements à des tiers.
Un PV mal rédigé donne généralement lieu à l'annulation des décisions prises! Il faut bien vérifier les réponses de la préfecture
Il exite deux types de votes:
Quorum = prendre l'ensemble des 2/3 ou 3/4 des votants
Quitus = prendre chacun des votes pour les additionner pour donner accord des clauses
Déclaration Préfecture
Déclaration INSEE
Cette étape est nécessaire pour que les sociétés, associations, etc puisse vérifier que nos informations sont officielle.
Envoyer un mail à l'adresse indiqué sur cette page : https://www.insee.fr/fr/information/2015443#titre-bloc-8 :
Bonjour,
Je souhaiterais faire part d'un changement de situation vis-à-vis de
l'adresse renseigné dans l'avis de situation pour l'association <nom de l'association>.
En effet, notre nouvelle adresse est :
<nouvelle adresse>
Veuillez trouver en pièce jointe le récépissé de la préfecture attestant ce changement.
En vous remerciant par avance,
Cordialement,